16-11-2012

«ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

__________ № _________ .

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:

На № 02-13/36 от 04.03.2000.

12. Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При  оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:

с.Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Воронежский государственный университет.

Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

13. Гриф ограничения доступа к документу.

Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки.

14. Адресат.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес:

-     наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц);

-     название улицы, номер дома, номер квартиры;

-     название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

-     название области, края, автономного округа (области), республики;

-     страна (для международных почтовых отправлений);

-     почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

  Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО «ЭОНТ»

ул. Маросейка, 15, стр.2

Москва, 101000

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией:

Генеральному директору

ММПП «Салют»

Н.Т.Вершинину

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:  

 Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающего комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:   

ул. Российская, 8, кв. 22

пос. Белоозерский,

Воскресенский р-он,

Московская обл., 140250

И.И. Иванову

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

15. Гриф утверждения документа.

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться:

- должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит приня-тие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

- изданием соответствующего распорядительного документа;

- коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Подпись А.Б. Сидоров

 12. 07.2000

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:

УТВЕРЖДЕНО   УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального   Советом директоров
директора НПО «Прогресс»    ОАО «Сиданко»
от 05.02.2000  № 15   (протокол от 20.03.2000 №6) 

16. Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.05.2000

Подпись 22.05.2000

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

17. Заголовок к тексту.

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

приказ (о чем?) о приеме на работу;

протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

18. Отметка о контроле.

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

19. Текст документа (см.  в главе 2, с. 4).

20. Отметка о наличии приложений.

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству

На 40 л. в 1 экз.

    2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения:    Приложение № 2

к приказу ректора университета

От 18.03.2000 № 35

Комментарии (0):

Добавление комментария

Ваше имя:
Ваше e-mail:

Вы человек? Нажмите на картинку "арбуз":

l1mon
abuz
chunky
bounty
Класс!
Яндекс.Метрика
Копирование возможно при указании прямой индексируемой гиперссылки