«ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»10. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: __________ № _________ . 11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: На № 02-13/36 от 04.03.2000. 12. Место составления или издания документа. Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например: с.Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Воронежский государственный университет. Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург». 13. Гриф ограничения доступа к документу. Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки. 14. Адресат. Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес: - наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа. При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом: ЗАО «ЭОНТ» ул. Маросейка, 15, стр.2 Москва, 101000 Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией: Генеральному директору ММПП «Салют» Н.Т.Вершинину Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно: Генеральным директорам предприятий нефтеперерабатывающего комплекса При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя: ул. Российская, 8, кв. 22 пос. Белоозерский, Воскресенский р-он, Московская обл., 140250 И.И. Иванову На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. 15. Гриф утверждения документа. Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др. Документ может утверждаться: - должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит приня-тие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; - изданием соответствующего распорядительного документа; - коллегиальным органом. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия Подпись А.Б. Сидоров 12. 07.2000 Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:
16. Резолюция. В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции: Васильеву К.А. Подготовить проект контракта к 26.05.2000 Подпись 22.05.2000 Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. 17. Заголовок к тексту. Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал. 18. Отметка о контроле. Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. 19. Текст документа (см. в главе 2, с. 4). 20. Отметка о наличии приложений. Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение: Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству На 40 л. в 1 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом: Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес. На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения: Приложение № 2 к приказу ректора университета От 18.03.2000 № 35 |
Комментарии (0):
Добавление комментария