Возможна ли полностью "безбумажная" технология?

При современном развитии производственных и технологических процессов в России, бессмысленно говорить о полностью "безбумажной" технологии. Например, в наших стандартах пока отсутствует четкое понятие "модель". Современные же средства проектирования позволяют создать трехмерную модель изделия. Данная модель не только представляет собой трехмерное изображение объекта, но и позволяет получать сечения в различных плоскостях с высокой точностью, получить любой чертеж. По сути, такая модель является полным источником информации об изделии. К сожалению, на момент написания статьи, ни один стандарт в нашей стране не говорит, что комплект документации об изделии может являться такой моделью (хотя, так оно и есть). Сложно судить о причинах, но факт остается фактом. Даже при высокой степени автоматизации производства, когда применяются станки с ЧПУ, работающие с трехмерной моделью (станок не читает бумаг!), все равно основные документы на изделие — спецификация и чертеж.

В случае же более низкой степени автоматизации, говорить о полностью "безбумажной" технологии вообще бессмысленно, т. к., например, сборщику судовых корпусов нужен чертеж и технология на бумаге. Поэтому и существует необходимость иметь в системе электронного архива модуль тиражирования документов.

Приведу другой пример. Один из музеев в свое время принял революционное решение. Суть его заключалась в переходе на электронную форму учета экспонатов. В принципе, любой человек, интересующийся информационными технологиями, не найдет в этом ничего "революционного". Итак, была создана несложная поисковая система на основе файл-серверной СУБД. Система хранила записи об экспонатах, повторяя, по сути, карточки учетного каталога в электронном виде. Учетным каталогом на бумажных карточках вскоре прекратили заниматься, а потом большую часть уничтожили (в этом-то и была "революционность"). Электронная система учета в один прекрасный день просто перестала существовать по техническим причинам. Резервных копий не делалось, бумажных документов не было...

"Стоп!", — скажете Вы, — "человек говорит об электронных архивах и приводит примеры, опровергающие его же слова о пользе таких решений!". Позволю себе пояснить, создание любых решений должно производиться обдумано, с учетом окружающей реальности — пока сборщиком судовых корпусов используется бумага и пока в приведенном музее не способны создать нормальную систему резервного копирования говорить о "полностью безбумажной" технологии работы с информацией рано.

История создания электронных архивов. Развитие решений. 4 основных способа решения. Перспективы развития

Рассмотрим способы создания электронных архивов. Все они имеют право на существование и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет конкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторов, и, наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но ни один из них нельзя назвать "тупиковой ветвью".

Первый способ. Создание файловых массивов

Этот способ заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотека.

Для упрощения поиска необходимого документа информация "внутри хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам информации определяются при администрировании разделов устройства хранения.

Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная простота реализации и обслуживания. Возможно такой способ целесообразен при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде.

При увеличении числа "единиц хранения" подобного архива рано или поздно наступит момент, когда число вложенных папок тоже придется увеличивать для удобства поиска. Далее, число вложенных папок и степень вложенности могут стать очень большими, и поиск необходимого документа станет долгим и превратится в проблему.

Приведем пример, иллюстрирующий работу при таком способе создания системы электронного архива. Представьте, что Вы пришли в библиотеку, а там ввели режим самообслуживания. Вам предоставляется возможность самому найти и взять необходимую книгу. Только вот никакого, хотя бы традиционного карточного каталога в библиотеке нет! Вы знаете, что необходимая литература присутствует, поэтому, расталкивая таких же несчастных читателей, ищете литературу на стеллажах. Иногда Вам кажется, что цель близка, поскольку существует некая логика — стеллажи имеют свои названия, да и по тематике книг на полках можно ориентироваться. В конце концов, Вы так ничего не находите. На следующий день Вы уличаете своего подчиненного в том, что в рабочее время он зачитывается той самой книгой. Вы проводите беседу, стиль которой сложно угадать, а вот смысл, наоборот, предельно ясен. Вскоре выясняется, что книга в библиотеке с самообслуживанием взята Вашим сотрудником еще на прошлой неделе...

При достаточно несложной реализации такого способа создания электронного архива, следует отметить следующие свойства:

• Отсутствие системы поиска;
• Отсутствие системы учета, регистрации документов;
• Отсутствие возможности быстро получить сам документ (его необходимо достаточно долго искать);
• Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки, процессах проверок и утверждения;
• Отсутствие ведения истории разработки документа;
• Отсутствие создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).

Более серьезные составляющие полной системы архива и документооборота, например, обеспечение соответствия стандарту качества ISO9000.

Второй способ. Создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент- серверных СУБД и приложений

Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Говоря проще — создание электронной картотеки. Для реализации данного решения широко применяются файл -серверные и клиент — серверные приложения, использующие СУБД. Программа — клиент позволяет внести записи о документах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа.

Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результаты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (таблица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напоминает работу с карточками библиотечного каталога. Существенное отличие заключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь определенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользователь сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов документов. К тому же всю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде.

В зависимости от прав пользователя, существует возможность редактирования учетных записей, внесения изменений.

Основные достоинства такого способа организации хранения:

1. Возможность быстрого поиска информации о документе, записи о месте его расположения;
2. Возможность внесения информации о новых документах, редактирование информации о ранее зарегистрированных в системе "единицах хранения".

Основным недостатком такого подхода является отсутствие быстрого доступа непосредственно к самому документу. Найдя учетную запись об искомом документе, даже если она и содержит информацию о месте нахождения, процесс "доставки самого документа пользователю" не автоматизирован.

Такой способ организации хранения можно проиллюстрировать следующим примером. Библиотека пытается усовершенствовать режим самообслуживания и предоставляет пользователям возможность работать с карточным каталогом, причем не только с "бумажным", но и электронным! Вы находите карточку искомой книги (после разговора с Вами, читавший её в рабочее время сотрудник вернул книгу в библиотеку). Найдя карточку, вы убеждаетесь, что книга присутствует и даже указано место хранения! Как и в прошлый раз, расталкивая растерянных читателей, Вы пытаетесь найти нужный шкаф и полку. Через определенное время, Вам это удается. Далее необходимо затратить усилия на поиск лестницы — стремянки (полка высоко). В конце концов, через час — другой Вы решаете все проблемы и получаете желаемое.

Прочими свойствами такого способа хранения являются:

• Отсутствие автоматизации процесса получения самого документа;
• Отсутствие самого документа в электронном виде;
• Отсутствие ведения истории разработки документа;
• Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки;
• Отсутствие возможности создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).

Более серьезные составляющие полной системы архива и документооборота, например, обеспечение соответствия стандарту качества ISO9000 не перечисляются, т. к. в такой реализации системы о них также говорить все еще нет смысла.

Третий способ. Создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде

Этот способ организации системы электронного архива гораздо ближе к совершенству и объединяет два вышеописанных (файловый массив и картотека). Учет ведется при помощи использования клиент — серверных или файл — серверных приложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи "карточки" документа, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа.

Сравним данный способ с той же библиотекой. Вскоре после экспериментов по внедрению самообслуживания библиотека решила, что лучше будет автоматизировать свою деятельность. Наиболее "читаемые" издания переведены в электронный вид, внесены в базу данных и "выложены" в Internet. Доступ к базе — по имени и паролю. Имя и пароль приобретаются за отдельную плату и ограничиваются по сроку действия. Вы узнаете об этом совсем случайно, увидев, что сетевой принтер в Вашем офисе распечатывает последнюю главу книги. Да — да, ту самую главу той самой книги, которую не дочитал Ваш сотрудник — книголюб (после разговора об использовании рабочего времени)...

Как и в описываемом примере, способ имеет возможность разграничения прав доступа к разделам (например, пароль и имя пользователя). В отличие от Internet — библиотеки, способ не исключает возможности регистрации пользователем в архиве электронного документа или записи о "бумажном" документе или микрофильме, который пока не переведен в электронный вид.

К прочим свойствами, характеризующим описываемый способ создания системы электронного архива, можно отнести:

• Отсутствие ведения истории разработки документа;
• Отсутствие механизма использования хранимых документов не только для просмотра, но и для создания новых (с автоматической регистрацией в архиве), отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки.

Четвертый способ. Создание архива и документооборота

На самом деле, при кажущейся "разнородности" задач хранения и создания новой информации на основе хранимой, данные задачи успешно реализуются "внутри" одной системы. Тем самым, всячески исключаются случаи "открытия законов заново", упомянутые выше. В рамки материала не входит подробное описание самих программных продуктов. Это отдельная и очень большая тема. Но такие продукты существуют, успешно внедрены и продолжают внедряться на предприятиях.

Не секрет, что некоторые узлы устройств и механизмов, например, в судостроении, приборостроении и ряде наукоемких областей были разработаны еще пол века назад. С одной стороны, при разработке новых проектов нет смысла "изобретать велосипед", с другой же, использовать изделие, созданное по технологии полувековой давности не всегда целесообразно. Например, появились новые материалы, изменилась технология. Поэтому в системе электронного архива и возникает следующая задача — не только быстро найти необходимые документы и вывести их на экран или устройство печати, но и "позволить" создать новый документ на основе информации, содержащейся в документе ранее зарегистрированном. Причем новый документ должен автоматически быть "занесен" в архив, а "старый" документ ни в коем случае не должен быть изменен.

Описываемый способ объединяет все перечисленные ранее и добавляет в них возможность управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохождения документа и т. д. Следует отметить, что все перечисленные в предыдущих способах "положительные стороны" существуют и здесь. Например, совсем не обязательно регистрировать в подобной системе документ, разрабатываемый "с нуля". Можно зарегистрировать и ранее разработанный и утвержденный документ.

В отличие от первых трех способов, этот подразумевает использование системы на всех рабочих местах участников процесса разработки, проверки, утверждения документов. Действительно, когда мы говорим об архиве, описанном в предыдущем пункте, достаточно, например, в каждом подразделении установить по 1 "клиентскому месту". С этого "места" осуществляется доступ к документам архива и регистрация новых. Описываемый же в этом пункте способ имеет модуль WorkFlow, который организует "документооборотную" часть системы. Основным назначением этого модуля является организация групповой работы над документом с учетом реальных обязанностей и должностной структуры предприятия, маршрутизацией документа между пользователями. Говоря проще, модуль позволяет пройти электронному документу все инстанции, маршруты, которые производились бы при разработке обычного "бумажного" документа. Хотя в подразделениях, не участвующих в процессе разработки, проверки и утверждения документов, может быть установлено всего по 1 "клиентскому месту" системы.

Как правило, предприятие имеет несколько информационных потоков. Деление достаточно условно и определяется реальной деятельностью и структурой. Подобные системы имеют важное преимущество — управление всеми информационными потоками предприятия с отображением логических связей. Как это происходит? Рассмотрим пример (возможно, он далек от Вашего предприятия, но, скорее всего, без особого труда Вы также сможете выделить несколько информационных потоков).

Итак, пусть предприятие — судостроительный завод. Как и на любом предприятии можно выделить "административный" поток. К нему относятся привычные "канцелярские" документы. Естественно, предприятие имеет цеха, оборудование и соответствующую инженерную документацию на них. Причем достаточно часто происходят процессы модернизации и переоборудования (хотя бы в небольших объемах). Все изменения должны вноситься и в соответствующие инженерно — конструкторские документы. То есть, правомерно будет сказать и о наличии инженерно-конструкторского информационного потока. Причем, как правило, процессы модернизации сами по себе не начинаются, а происходят согласно неким приказам и распоряжениям на предприятии. Приказы и распоряжения, в свою очередь, документы "административного" потока. Иными словами, существует логическая связь между изменениями в инженерно-конструкторском документе (принадлежащем к инженерно-конструкторскому потоку информации) и приказом по предприятию, который относится к "административному" потоку.

В составе вашего судостроительного завода работает КБ, проектирующее корабли. Поэтому можно выделить еще один поток информации — проектные данные. Предположим, что на некое спроектированное и произведенное устройство приходит письмо — рекламация. Естественно, письмо приходит на адрес приемной и попадает в "административный" информационный поток. При этом логическая связь с проектными данными неоспорима.

В разных системах подобные логические связи отображаются по-разному. Некоторые имеют возможность объединения под одной учетной записью, например, чертежей, проектных данных, приказов, распоряжений, переписки, маркетинговой и прочей информации, относящейся, в нашем случае, к некоему изделию. Некоторые системы отображают логические связи по-другому. В них существуют логические объединения (например, "проект"), группирующие документы разных информационных потоков по принципу принадлежности к одному объекту, проекту, изделию и т. д.

Кроме того, как правило, учитывается, что один документ любого потока может принадлежать к нескольким проектами. В этом случае, существуют два пути: если при включении зарегистрированного документа в проект не требуется корректировать документ (вносить изменения), то документ для экономии места и времени не копируется системой. В этом случае, создается ссылка. Для пользователя процесс создания ссылки выглядит как "появление" в проекте нового документа. Второй способ используется, когда в новый проект необходимо внести измененный документ, созданный на основе уже имеющегося. В этом случае система позволяет создать новую версию документа, произвести необходимые изменения. Документ извлекается из электронного архива, создается его версия. Изменения производятся только в версии, сам же документ изменить нельзя! Система позволяет, например, создать новый приказ на основе старого, изменив даты; создать новый договор, изменив сумму и дату или "дорисовать" часть чертежа модернизированного изделия. После внесения изменений новый документ, созданный на основе "старого", помещается в архив.

Процесс использования систем подобного уровня в случае просто "архивного" использования, т. е. без системы документооборота, полностью повторяет использование систем "третьего способа", описанных выше. Не будем останавливаться подробно на этом вопросе.

Рассмотрим использование модуля WorkFlow ("документооборотную" часть системы).

На любом предприятии, чаще в разработке документа принимают участие несколько человек. Если Вам близка инженерно — конструкторская деятельность, то Вы не можете не согласиться, что изделие разрабатывают несколько человек. В процессе разработки осуществляются нормоконтроль, проверки и утверждения документов и чертежей изделия, подтверждаемые подписями. Часто возникает необходимость отправки на доработку. Документ необходимо возвратить разработчику той части, которая не удовлетворяет в целом проекту. Таким образом, окончательное утверждение всего проекта происходит только после утверждения всех его составляющих, прохождения всех проверок. После окончания разработки документы должны быть помещены в архив.

Такие же правила существуют и при написании, например, коммерческих предложений, неких комплексных проектов, когда один человек не может достаточно подробно и качественно описать разные стороны предлагаемого решения.

Даже в небольших организациях, занимающихся только торгово-закупочной деятельностью, мене- джер отдела продаж, как правило, предъявляет свои предложения своему руководителю, ком- мерческому директору и т. д. Опять же документ должен быть подписан, утвержден или возвра- щен с необходимыми пометками и замечаниями на доработку. После прохождения всех проверок и утверждений документ используется по назна- чению, а его копия помещается в "бумажном" или электронном виде в архив. Именно такой принцип и поддерживается "документооборотной" частью системы. Сначала указывается произ- вольный список возможных статусов того или иного документа. Под статусом подразумевается некая реальная стадия, в которой может находиться документ, например, "зарегистрирован", "разработан", "проверен", "утвержден", "возвращен на доработку" и т. д. Для каждого типа документов указываются способы обработки. Под способом обработки или маршрутом документа подразумевается реально существующий "путь" документа между пользователями. Способ обработки (маршрут) делится на "подмаршруты". При описании способов обработки указывается какой пользователь и как может менять статус документа. "Подмаршруты" содержат списки обязательных действий, прежде всего, указывается изменение статуса. Могут указываться и другие обязательные действия, например, рассылка документов пользователям, визирование документов электронной подписью, автоматическое создание извещений об изменении и т. д. Причем часть обязательных действий производится системой автоматически (например, при пересылке о присвоении статуса "разработан" документ может быть автоматически отправлен вложенным файлом "встроенной" электронной почты пользователю системы, ответственному за проверку). Некоторые действия в принципе не могут быть произведены автоматически (например, документ "визируется" электронной подписью после изучения и введения соответствующего ключа — пароля на подпись). Сложно и запутано? Тогда Вы, скорее всего, никогда не сталкивались с системами документооборота и следует привести пример. Поскольку статья рассчитана на представителей самых различных по роду деятельности предприятий, в примере отсутствуют всякие намеки на возможные информационные потоки и типы конкретных документов.

Представьте себя в роли главы большой семьи. Перед самым Новым Годом Вы получили премию. Дома Вы просите жену поговорить с детьми о новогодних подарках, а сами начинаете думать над вопросом, что подарить жене и теще. Ваши дети начинают высказывать самые фантастические желания ("создавать документы", подтверждая их "подписями" — довольно настойчивыми требованиями и отсылая эти "подписанные документы — пожелания" Вашей жене). Часть пожеланий (не самая фантастическая!) сразу приобретает статус "проверка пройдена" и входит в состав вышестоящего документа — списка подарков для детей, создаваемых Вашей супругой. Остальная часть пожеланий приобретает статус "отправлен на доработку" и возвращается автору с пометками (объяснениями, что этот подарок "не нужен"). В конце концов, после всех "доработок", новый документ — список подарков для детей приобретает статус "проверено и утверждено женой" и "маршрутизируется" к Вам. Пока происходит создание списка подарков для детей, Вы составляете список подарков для жены и тещи, который после серьезных раздумий принимает статус "утвержден". Теперь из двух документов Вы пытаетесь создать единый "проект" — производите все проверки, переводите оба документа в статус "окончательно утверждено", "ставите свою подпись", приняв решение еще занять денег (премии недостаточно). Хотя может оказаться что один из двух списков будет "возвращен на доработку" с пометкой — указанием максимально возможной суммы. Тут решать только Вам...

Логика работы "документооборотной" части системы ничем не отличается от приведенной в примере. Следует добавить, что способов обработки — маршрутов — можно создавать сколь угодно много. Главное, чтобы они отвечали тем, что реально приняты у Вас на предприятии. Для "просто записи в архив" можно тоже создать маршрут "регистрация ранее утвержденного документа" без задания подмаршрутов и обязательных действий. В этом случае при регистрации ранее утвержденного документа, если указать ему такой способ обработки, система "просто запишет" документ в архив, то есть будет реализован принцип создания архива "третьим способом".

Добавлю, что подобные системы также позволяют вести учетные записи о бумажных документах и задавать любые атрибуты для карточки документа. Эти атрибуты в дальнейшем используются для поиска документов, их версий, листов и т.д.

Ниже рассматривается четвертый способ решения проблемы создания электронного архива, учитывающего возможность создание новой информации на основе хранимой. Если Вы не собираетесь автоматизировать процесс разработки новых документов, на основе находящихся в архиве, то необходимо просто исключить те или иные пункты из дальнейшего описания.