Поиск и замена данных в Microsoft Access

В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

Чтобы найти необходимые данные, нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
2. Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца).
3. Нажать кнопку Найти (Find) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) и открыть вкладку Поиск (Find) или выполнить команду меню Правка → Найти (Edit → Find). Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) (Рис. 1).

   
   Рис. 1. Окно поиска данных

4. Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец (Find What). Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки.
5. Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:
   • значение в поле со списком Поиск в (Look In), определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца;
   • значение в поле со списком Совпадение (Match) определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля – С любой частью поля (Any Part of Field), Поля целиком (Whole Field), С начала поля (Start of Field);
   • поле со списком Просмотр (Search), в котором можно задать направление поиска: Все (Аll), Вверх (Up), Вниз (Down);
   • флажок С учетом регистра (Match Case) позволяет при поиске учитывать начертание букв – прописные или строчные;
   • флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) позволяет выполнять поиск данных в указанном формате отображения.

Чтобы найти первое вхождение указанного образца, нажмите кнопку Найти следующий (Find Next).

Для поиска следующих вхождений этого значения нажимайте кнопку Найти далее (Find Next) до тех пор, пока не будет найдено нужное вхождение.

Для доступа к окну Поиск и замена (Find and Replace) можно использовать также команду меню Правка → Найти (Edit → Find).

Фильтрация данных

В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту – он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра..
2. Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet).

Замечание
Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

Совет
Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Для этого необходимо выбрать значение, нажать правую кнопку мыши и выполнить команду Исключить выделенное (Filter Excluding Selection).

На Рис. 2 показан результирующий набор, полученный применением фильтра по выделенному к таблице "Заказы" (Orders) демонстрационной базы данных (Northwind). Чтобы получить такой результат:

1. Откройте таблицу "Заказы" в режиме Таблицы.
2. Выделите в столбце "Клиент" какое-нибудь значение, например Ernst Handel.
3. Нажмите кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов.

Рис. 2. Результирующий набор записей после применения фильтра по выделенному

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

Кнопки Применение фильтра (Apply Filter) и Удалить фильтр (Remove Filter) являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР (FLTR) в строке состояния окна приложения.

Для того чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному (Filter by Selection) или выбрать из меню Записи (Records) команду Фильтр → Фильтр по выделенному (Filter → Filter by Selection).