Создание отчётов в OpenOffice.org

Отчёты создаются на последней закладке в диалоге Исходные данные. Здесь их можно создавать, редактировать, просматривать, подключать созданные ранее или удалять.

Первая кнопка служит для включения в список отчётов существующего файла.

Вторая кнопка служит для редактирования названия и пути к файлу отчёта; третья кнопка служит для исключения из списка отчёта.

Следующие две кнопки служат для просмотра и редактирования отчёта. При нажатии на одну из этих кнопок откроется файл с отчётом.

При просмотре отчёта можно перемещаться по записям, используя панель инструментов базы данных внизу окна.

Последняя кнопка служит для создания нового файла отчёта; в этом качестве может использоваться любой тип документа. При нажатии на кнопку выберите из списка тип отчёта. Для быстрого создания отчёта можно использовать функцию Автопилот... .

При выборе этой функции откроется новое окно и запустится макрос для создания автоотчёта; в появившемся диалоге поэтапно введите параметры.

На первом этапе выбирается источник данных, таблица или запрос, из которых будут браться данные, и поля, которые будут отображаться.

На втором вводятся параметры внешнего вида отчёта. Это расположение полей в отчёте, тип отображения элементов (может быть без границы, трёхмерный или плоский) и фон отчёта.

После настройки внешнего вида отчёта нажмите на кнопку Создать.

Созданные документы могут быть распечатаны так же, как и обыкновенный текстовый документ.

Данные могут быть вставлены в любой документ - для этого вставьте в него элемент управленияТекстовое поле (кнопка Формуляр на левой панели).

В диалоге свойств формуляра (панель инструментов при выборе объекта) на закладке Данные выберите БД-источник; в поле Тип содержимого – происхождение данных (таблица или запрос). В поле Содержимое укажите элемент (таблицу, обычный или SQL-запрос), который будет использоваться в качестве данных.

В диалоге свойства элемента управления на закладке Данные задайте поле данных.

Для того, чтобы переключаться между режимами редактирования и просмотра элементов управления, в меню инструмента Формуляр используется кнопка Вкл./выкл. режим проекта.

Чтобы просмотреть данные, выключите режим проекта.

Внизу окна будет панель БД, с помощью которой можно перемещаться по записям, изменять и фильтровать их.

Групповая работа над документом

Зачастую в процессе создания или редактирования документа участвуют несколько авторов или редакторов; при этом каждый участник работает над своей копией документа паралелльно с другими авторами. В таком случае очень важно иметь возможность учесть изменения, внесенные в свою копию документа другими авторами.

OpenOffice.org имеет специальные функции для групповой работы над документом, доступные для текстовых документов и электронных таблиц.

Весь набор функций групповой работы можно разбить на две категории:

• функции внесения изменений и комментирования:

  • запись изменений;

  • внесение изменений без записи (нежелательно использовать);

• функции принятия/отклонения изменений:

  • объединение документов;

  • сравнение документов;

  • принятие/отклонение изменений.

Предположим, при работе над проектом договора требуется согласование с юристом и бухгалтером; каждому участнику передается копия договора. Юрист и бухгалтер работают над своей копией договора независимо друг от друга, а затем возвращают исправленные копии договора.

Внесение изменений в документ

Особенность внесения изменений при групповой работе над документом заключается в том, что все изменения нужно производить при включеной опции Правка–>Исправления–>Записывать.

В этом режиме все сделаные изменения отображаются особым образом – цветом, своим для каждого автора.

В электронных таблицах ячейки, содержащие изменения, отображаются с цветным обрамлением, соответствующим автору, который произвел изменения.

Помимо цвета, для текстового документа:

• добавления выделяются подчеркиванием;

• удаления отображаются в виде перечеркнутого текста;

• cтрока, содержащая изменение, выделяется вертикальной лининей на поле документа.

При наведении курсора мыши на место, содержащее изменение, всплывает подсказка, содержащая информацию об авторе, характере, дате и времени изменения.

Каждое изменение можно снабдить дополнительной информацией в виде комментария с помощью функции Правка–>Исправления–>Комментарий – он будет отображаться в процессе принятия или отклонения изменения.

Настройки отображения изменений доступны через меню Сервис–>Параметры... далее для тектовых документов: Текстовый документ–>Исправления, а для электронных таблиц: Документ электронной таблицы–>Исправления.

Для отключения ражима записи изменений нужно еще раз выбрать меню Правка–>Исправления–>Записывать.

Следует помнить, что не все измененения запоминаются в режиме записи изменений, например, создание новых стилей и другое сложное форматирование.

После отключения режима записи изменений документ редактировать не рекомендуется.

Принятие/отклонение изменений

Предположим, что и юрист и бухгалтер внесли изменения в свои копии договора – теперь необходимо обновить исходный документ, чтобы он отражал изменения, сделанные как юристом, так и бухгалтером.

Сначала необходимо объединить три документа в один. Для этого нужно открыть исходный договор и выбрать меню Правка–>Исправления–>Объединить Документ... В открывшемся окне выбрать исправленный юристом файл и нажать кнопку Вставить. Появится окно Принять или отклонить изменения, в котором будет выведен список изменений, сделанных юристом.

Можно просмотреть и принять или отклонить изменения, выбирая соответствующую строчку списка и пользуясь кнопками Принять(Принять все) и Отклонить (Отклонить все) или просто закрыть это окно и повторить операцию для второго файла.

В результате этих операций в исходный договор, вносятся изменения, записанные как юристом, так и бухгалтером.

Если список изменений очень большой, то удобно воспользоваться фильтром, который можно настроить по различным параметрам – дате, автору, действию и описанию.

Если какой-нибудь автор произвел хотя бы одно изменение, не включив режим записи изменений, то операция объединения не удастся. В этом случае можно воспользоваться функцией сравнения файлов.

Предположим, что при объединении с файлом бухгалтера получено сообщение Объединить что-либо не удается, однако известно, что какие-то изменения все же были сделаны. Это, вероятно, означает, что хотя бы одно изменение было сделано вне режима записи изменений. Можно попробовать определить разницу в документах с помощью меню Правка–>Сравнить документ... В возникшем окне необходимо указать имя файла копии договора бухгалтера. Если отличия существуют, то появится окно Принять или отклонить изменения, в котором список изменений будет дополнен теми изменениями, которые внес бухгалтер.

При использовании фукнции сравнения файлов очень важно помнить, что сравнивается указанный файл относительно открытого файла. Поэтому, в нашем примере изменения, сделанные бухгалтером будут инвертированы по действию: то, что было добавлено бухгалтером, в списке изменений появится с действием Удаление вместо Вставка. Значит, для применения действия нужно вместо Принять нажимать Отклонить и наоборот.

Версии документов

Любой файл OpenOffice.org может содержать несколько различных версий документа. Версии можно просмотреть, создать, удалить или сравнить с другой с помощью пункта Файл–>Версии...

При сравнении создается список изменений относительно самой последней версии.