Использование списков значений в Microsoft Access

Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов:

• список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;
• список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Конструктора, необ- ходимо воспользоваться Мастером подстано- вок (Lookup Wizard), выбрав его в столбце Тип данных (Data Type) или определив параметры списка на вкладке свойств Подстановка (Loo- kup) (см. разд. "Использование Мастера под- становок" ранее в этой главе).

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Таблицы, необхо- димо:

1. Поместить указатель мыши в любую ячейку столбца, перед которым требуется вставить поле, и выбрать в меню Вставка (Insert) команду Поле подстановок (Lookup Column).
2. Следовать инструкциям Мастера подстановок.

После завершения работы Мастера подстановок в таблицу будет добавлено поле со списком подстановок.

Когда таблица открыта в режиме Таблицы, поле со списком ничем не отличается от обычного текстового поля. Но когда курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрелкой. Если нажать эту кнопку, откроется список, как это показано на рис. 1. Для ввода значения в поле нужно просто выбрать это значение в списке.

Рис. 1. Поле со списком в режиме Таблицы

Выберем нужную ширину столбца списка и его подпись. На этом создание мастером поля со списком завершается. Параметры списка, подготовленные мастером, отображаются в окне свойств поля НГ на вкладке Подстановка.

Теперь при вводе данных в таблицу можно воспользоваться списком, в котором отобразятся все значения поля. Ввод значения в поле осуществляется путем выбора нужного значения из списка. Наличие поля со списком не запрещает ввод в поле значений, не указанных в списке. Однако если при определении параметров списка в окне конструктора, в разделе Свойства поля на вкладке Подстановка выбрать для свойства Ограничиться списком значение Да, то ввод непредусмотренных в списке значений сделается невозможным.

Таким образом, пользователь вынужден будет придерживаться только представленных в списке значений, и в подчиненную таблицу будут введены только связанные записи. Таким образом, использование списков не только обеспечивает удобный ввод, но и позволяет избежать многих ошибок.

Внимание!
При создании полей со списком мастер подстановки автоматически создает связь между таблицей, в которой создается поле со списком, и таблицей-источником значений списка. Эту связь можно увидеть в окне Схема данных, щелкнув на кнопке панели инструментов Отобразить все связи..