Что такое проверка вводимых данных?

Проверка данных — это возможность приложения Excel, которая позволяет определять, какие данные можно вводить в ячейку, а какие нет. Проверку данных можно настроить таким образом, чтобы запретить пользователям вводить данные, которые являются недопустимыми. При желании можно разрешить пользователям ввод недопустимых данных в ячейку, но при этом выводить предупреждение. В средствах проверки предусмотрена возможность настройки сообщений, содержащих сведения о том, какие элементы можно вводить в эту ячейку, а также инструкции по исправлению возможных ошибок.

Например, в книге с маркетинговыми данными можно настроить ячейку таким образом, чтобы допускалось использование номеров счетов длиной только в три знака. При выборе пользователем ячейки можно отобразить сообщение, например одно из приведенных ниже.

Если пользователь не обратит на него внимание и введет в ячейку недопустимые данные, например двузначное или пятизначное число, можно отобразить сообщение об ошибке.

В более сложной ситуации проверку данных можно использовать для вычисления максимально допустимого значения в ячейке на основе любого значения в книге. В следующем примере пользователь ввел в ячейку E7 значение 4 000 р., что превышает максимально допустимый предел для сборов и премий.

Если фонд заработной платы будет возрастать или уменьшаться, допустимое максимальное значение для ячейки E7 также будет возрастать или уменьшаться.

Параметры проверки данных размещены на вкладке Данные в группе Работа с данными.

Проверку данных можно настроить в диалоговом окне Проверка данных.

Советы по использованию проверки данных

• Если необходимо защитить лист или книгу, выполните это действие после настройки параметров проверки. Перед тем как защитить лист, убедитесь, что разблокированы любые ячейки, которые необходимо проверить. В противном случае пользователям не удастся ввести данные в ячейки.
• Если требуется открыть общий доступ к книге, можно сделать это после настройки проверки данных. Если книга открыта для общего доступа, изменение параметров проверки данных невозможно, пока не будет закрыт общий доступ, однако проверка указанных ячеек такой книги программой Microsoft Excel будет осуществляться по-прежнему.
• Можно применить поверку данных к ячейкам, в которые уже введены данные. Однако в приложении Excel отсутствует возможность автоматического уведомления о том, что в существующих ячейках имеются недопустимые данные. В этом случае можно выделить недопустимые данные на листе с помощью кругов. Когда недопустимые данные найдены, круги можно скрыть. При исправлении недопустимых данных они исчезают автоматически.
• Чтобы быстро отменить проверку данных в ячейке, выберите ее, а затем откройте диалоговое окно Проверка данных (вкладка Данные, группа Работа с данными). На вкладке Параметры нажмите кнопку Очистить все.
• Чтобы найти ячейки на листе, для которых включена проверка данных, на вкладке Главная в группе элементов Правка выберите пункт Найти и выбрать, а затем нажмите кнопку Проверка данных. После того как найдены ячейки, для которых включена проверка данных, можно изменить, скопировать или удалить параметры проверки данных.
• Для создания раскрывающегося списка можно воспользоваться командой Определить имя (на вкладке Формулы в группе Определенные имена), которая позволяет определить имя для диапазона, содержащего список. После создания списка на другом листе можно скрыть лист, который содержит список, а затем защитить книгу, чтобы пользователи не смогли получить доступ к этому списку.