Автоматическое создание формы на основе таблицы...

Access 2002 предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

• Автоформа, организованная "В столбец" (Columnar). В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, пожалуй, самое удачное представление для быстрого создания формы.
• Табличная (Datasheet). Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.
• Ленточная (Tabular). В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице. Преимуществом именно этого представления формы по сравнению с табличным является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции обработки событий, т. е. "оживить" поле с помощью программирования.
• Автоформа в виде сводной таблицы (PivotTable) или сводной диаграммы (PivotChart) – два новых варианта, появившихся в Access 2002. Об этих представлениях речь пойдет во второй части книги.

Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных. Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм:

1. Щелкните по ярлыку Формы (Forms) в окне База данных (Database) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая форма (New Form), представленное на рис 1.

   
   Рис. 1. Диалоговое окно Новая форма

2. В списке диалогового окна Новая форма выделите один из вариантов автоформы, например: Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar).
3. В поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Новая форма, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список, и выберите в нем нужный элемент.
4. Нажмите кнопку ОК.

В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы выберите команду Файл → Сохранить (File → Save) или нажмите на кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Режим формы (Form View). В поле Имя формы (Form Name) появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

Cовет
Для любой формы можно изменить ее представление, определяющее режим отображения данных. В окне свойств формы можно выбрать один из пяти вариантов: Одиночная форма (Single Form), Ленточные формы (Continuous Form), Режим таблицы (Datasheet), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы изменить режим отображения данных, откройте форму в режиме Конструктора, затем откройте окно свойств формы (как это сделать, описано в разд. "Выделение формы и элементов управления и отображение окна свойств" данной главы) и выберите соответствующий элемент в раскрывающемся списке Режим по умолчанию (Default View).

Создание формы с помощью мастера

Другим простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора. Поэтому Мастер форм полезен не только начинающим пользователям, но и профессиональным разработчикам.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы "Сотрудники" (Employees) для базы данных "Борей" (Northwind). Источником данных для этой формы будет таблица "Сотрудники" (Employees). Эта форма предназначена для ввода и редактирования информации о сотрудниках компании. Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:

1. Щелкните по ярлыку Формы (Forms) в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма (New Form) (см. рис. 5.1) выделите элемент Мастер форм (Form Wizard) и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера (Create form by using wizard), находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.
3. Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 2). В поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries), как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере это таблица "Сотрудники" (Employees).

   
   Рис. 2. Первое диалоговое окно Мастера форм

4. В списке Доступные поля (Available Fields) этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля (Selected Fields). Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее (Next) для отображения второго диалогового окна Мастера форм.
5. Во втором диалоговом окне мастера (рис. 3) можно определить вид формы. Как уже говорилось в предыдущем разделе, существует несколько видов форм, определяющих представление данных на ней. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: В один столбец (Columnar), Ленточный (Tabular), Табличный (Datasheet), Выровненный (Justified), Сводная таблица (PivotTable) или Сводная диаграмма (PivotChart).

   Замечание
   Попробуйте создать ленточную форму и оформить ее подходящим образом с помощью форматирования элементов управления. Вы увидите, что в хорошо оформленной ленточной форме данные просматривать намного удобнее, чем в табличной форме. Вид выровненный аналогичен виду ленточный, но отличается тем, что все поля записи будут отображены на одной странице.

   После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.

   
   Рис. 3. Второе диалоговое окно Мастера форм

Режимы работы с формами. Печать формы.

Работа с формами Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид (View) на панели инструментов текущего режима работы с формой (например, Конструктор форм (Form Design) – одна из таких панелей), либо с помощью соответствующей команды меню Вид (View).

Режим Формы является "рабочим" для пользователя базы данных. В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых. Таким способом пользователь работает с таблицей или запросом, являющимися источниками данных для формы. Чаще всего пользователи приложений Access 2002 работают с формами именно в этом режиме. В этом же режиме по умолчанию открывается форма из окна базы данных. Если форма была открыта в другом режиме, то для перехода в режим Формы выберите команду Вид → Режим формы (View → Form View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент Режим формы (Form View).

Рис. 4. Форма "Форма_Товар" в режиме Таблицы

Рис. 5. Форма "Форма_Товар" в режиме Конструктора

Для пользователя может оказаться удобным работать с формой в режиме Таблицы. В этом режиме, как и в режиме Формы, можно просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных для формы. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления. Чтобы перейти в режим Таблицы, выберите команду Вид → Режим таблицы (View → Datasheet View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент Режим таблицы (Datasheet View).

В любое время можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность, работая с ней в режиме Конструктора. Этим режимом обычно пользуются разработчики. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид → Конструктор (View → Design View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов, и в открывшемся списке выберите элемент Конструктор (Design View). На рис. 5.8 показана форма, создание которой описано в предыдущем разделе, открытая в режиме Конструктора.

Разработчики и пользователи Access могут работать с формой еще в двух новых режимах, появившихся в версии Access 2002: в режиме Сводной таблицы или режиме Сводной диаграммы. Но эти режимы мы рассмотрим в части II книги.

Печать формы

Форма, так же как и таблица, запрос или отчет базы данных Access, может служить документом для печати. Напечатать форму можно, находясь в любом режиме работы с ней, например в режиме Таблицы или режиме Формы. При этом внешний вид печатаемой формы будет соответствовать текущему режиму. Команды печати и способ настройки параметров печати точно такие же, как при печати таблиц и отчетов Access или, например, документов Word. Это стандартные команды меню Файл (File): Параметры страницы (Page Setup), Предварительный просмотр (Print Preview) и Печать (Print), а также кнопки на панели инструментов текущего режима работы с формой и панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Печать формы, как и других объектов базы данных, можно выполнить и программным путем с помощью процедуры на VBA или макроса (о программировании речь пойдет в части II книги).

Чтобы увидеть, как форма будет выглядеть при печати, следует перейти в режим предварительного просмотра. Для этого выберите команду Файл → Предварительный просмотр (File → Print Preview) или нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов. Чтобы вернуться в прежний режим работы с формой, снова выберите команду меню Файл → Предварительный просмотр или нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов. Наконец, можно нажать на стрелку справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов и выбрать один из режимов для дальнейшей работы с формой.