Сортировка и фильтрация в электронных таблицах Excel

Как правило в электронных таблицах Excel хранятся большие объемы данных, причем данные эти однотипны, например есть всего три столбца ФИО, должность, оклад и 1000 строк которые хранят данные о фамилии, окладе и должности струдников организации. Такой способ хранения данных позволят нам быстро сортировать и фильтровать строчки таблицы.

Так что же такое сортировка и фильтрация в экселе? Под сортировкой обычно по- нимаю упорядочивание следования строк в таблице. Сортировка как правило происходит по одному или нескольким столбцам и может производиться как по возрастанию значения так и по убыванию. Фильтрация - это средство при помощи которого можно выбрать строки которые соответствуют некоторому набору условий.

Например,  при помощи фильтрации можно быстро выбрать людей с заданым окла- дом, или должностью. В экселе как вы уже догадались присутствует возможность для использования всех этих инструментов и в этой статье я расскажу о том как их использовать. Для начала нам потребуется некоторый набор исходных данных для экспериментов. Придумаем некоторый список состоящий из фамилий людей, их росте, весе, возрасте и стране рождения. 

Первым делом попробуем отсортировать табличку, благо это совсем не сложно. Для этого нужно выделить мышкой ту область на листе в которой хранятся наш данные. При этом важно не забыть выделить еще и заголовки столбцов, так как с ними отсортировать строчки будет проще.

В меню "Главная" нужно найти пункт "Сортировка и фильтр" и выбрать в ней "Настраиваемая сортировка". В открывшемся окне мы будем задавать параметры которые будут использоваться при сортировке:

Как я уже писал выше, можно сортировать строки по нескольким столбцам сразу, это означает, что если при сортировке по первому столбцу встретятся одинаковые  значения (например одинаковый вес) , то решение о том какую строчку поставить выше а какую ниже будет приниматься исходя из данных во втором столбце который участвует в сортировке.

Для того чтоб выбирать названия столбца а не просто его номер, нужно чтоб галочка "Мои данные содержат заголовки" была установлена. Именно поэтому я попросил выделить не только данные, но еще и заголовки столбцов.

Если посмотреть варианты сортировки, то в Excel 2010 они довольно впечатляют, сортировать можно не только по какому либо значению, но и даже по цвету (!). На мой взгляд полезность такой фичи весьма сомнительна. После нажатия кнопки ОК, эксель отсортировал строки следующим образом:

Сортировка это конечно здорово но как выбрать из громадного объема данных только те которые мы хотим видеть? Конечно, если нам надо посмотреть человека например с минимальным весом, то просто сортируем и смотрим конец (или начало) таблицы. А что если нам нужно выбрать к примеру людей с возрастом от 21 до 30? Или только русских, или только высоких и худых ?

В этом случае нам на помощь приходят фильтры экселя. Это инструмент при помощи которого мы можем сделать всё вышеописанное. Работать с ним не сложнее чем с сортировкой, рассмотрим его на практике. Для этого попробуем выбрать из той же самой таблицы строки с фамилиями людей чей рост больше или равен 180, а вес меньше 100 кг.

Что бы применить такой фильтр нужно нажать "Главная" ->"Сортировка и фильтр" -> "Фильтр".  Как и в случае с сортировкой не забываем выделять не только данные но и заголовок. Сразу после выбора этого пункта меню,  в заголовке каждого столбца у нас появятся галочки. Нажимая на них можно давать фильтрацию для конкретного столбца. Применим фильтр который отсеет людей ниже 180 сантиметров. Щелкаем по галочке и выбираем там Числовые фильтры -> Больше или равно.

В открывшемся окне вводим что нас интересуют люди от 180 и выше. После нажатия кнопки ОК фильтр начнет действовать и из таблицы исчезнут некоторые строки и остануться только такие:

Теперь из оставшихся людей выберем тех кто весит менее 100 кг. Для этого применим второй фильтр, но уже для столбца "Вес". Действовать в этом случае нужно аналогичным образом, только в числовых фильтрах нужно выбирать "Меньше" и вписать число 100 в поле открывшегося окна. После этой манипуляции было бы логично предположить, что останется одна единственная строчка с Сорокиным:

Я уверен что в ходе всех этих действий вы получили тот же самый результат и освоили такую полезнейшую вещь как сортировка и фильтрация в Excel.

Сортировка и фильтрация - порядок действий

1. Откройте в Microsoft Excel электронную таблицу, данные которой требуют сортировки.
2. Если нужна сортировка по данным лишь одной колонки, то кликните в ней любую ячейку правой кнопкой мыши. В контекстном меню, которое вызовет это действие, раскройте раздел «Сортировка». В него собраны пять способов упорядочивания данных - выберите нужный вариант. Два верхних пункта предназначены для сортировки по возрастанию и убыванию, а три других ставят в начало таблицы те строки, в которых ячейки этой колонки выделены цветом, шрифтом или символом.
3. Сокращенный вариант этого списка можно вызвать и через меню табличного редактора - для этого используйте кнопку «Сортировка» в группе команд «Редактирование» на вкладке «Главная». В этом случае список будет содержать только команды упорядочивания по возрастанию и убыванию.
4. Если требуется более сложная сортировка данных сразу по нескольким столбцам, выберите строку «Настраиваемая сортировка» - в обоих описанных выше вариантах она присутствует в меню дополнительным пунктом.
5. После выбора этого пункта на экране появляется отдельное окно для настройки порядка сортировки. В выпадающем списке «Сортировать по» выберите колонку, данные которой должны быть отсортированы в первую очередь. В аналогичном списке под надписью «Сортировка» выберите объект упорядочивания - значения, цвет, шрифт или значок. В третьем выпадающем списке укажите порядок сортировки - по возрастанию, убыванию или по заданному списку. При выборе третьего пункта откроется дополнительное окно, в котором надо либо ввести свой список, либо выбрать один из уже имеющихся.
6. Для настройки следующего уровня сортировки нажмите кнопку «Добавить уровень» и в окне появится еще один ряд точно таких же выпадающих списков. Повторите с ними операции предыдущего шага. Если требуется больше уровней, проделайте этот шаг нужное количество раз.
7. Нажмите кнопку OK, и Excel отсортирует данные по заданной схеме.

Рекомендуем в повседневной деятельности: