Создание макросов. Конструктор макросов в Access

В Microsoft Access существует специ- альное средство для создания макро- сов – Конструктор макросов (Macro Design). Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.

Окно Конструктора макросов построено аналогично окну Конструктора таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две час- ти: панель описаний и панель аргумен- тов.

Верхняя часть окна Конструктора – панель описаний – состоит из нес- кольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: "Макрокоманда" (Action) и "Примечание" (Comments). Панель описаний позволяет определить последователь- ность макрокоманд, из которых состоит макрос.

Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:

1. Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна (рис. 1).
2. Щелкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro).

Строка в столбце "Макрокоманда" (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду.

Строка в столбце "Примечание" (Comments) – это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

Когда поле "Макрокоманда" (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макросов появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

На рис. 1 проиллюстрирован выбор макрокоманды Применить Фильтр (ApplyFilter). На панели аргументов имеются два поля, которые позволяют задать имя фильтра и условие отбора записей. Для того чтобы задать условие отбора записей, можно воспользоваться Построителем выражений.

Рис. 1. Конструктор макросов и панель аргументов

Такой макрос можно использовать в форме или отчете для того, чтобы ограничить число отображаемых записей.

Замечание
Для быстрого переключения между панелями описаний и аргументов, так же как при работе с таблицами и запросами в режиме Конструктора, можно использовать клавишу F6.

Существует еще один очень простой способ ввода макрокоманды. Допустим, нужно создать макрос, который должен открывать форму "Клиенты" (Customers) в приложении "Борей" (Northwind). Для этого в окне База данных (Database) необходимо щелкнуть по ярлыку Формы (Forms), затем, используя панель инструментов (способ 2), открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) и перетащить с помощью мыши форму "Клиенты" (Customers) в поле "Макрокоманда" (Action) окна Конструктора макросов.

Совет
Для удобства перетаскивания объектов из окна База данных (Database) в форму выберите команду Окно → Слева направо (Window → Tile Vertically), чтобы расположить окна на экране рядом.

Тогда в поле "Макрокоманда" (Action) автоматически появится макрокоманда ОткрытьФорму (OpenForm) (рис. 11.2), а на панели аргументов автоматически заполнятся поля: в поле "Имя формы" (Form Name) появится имя формы "Клиенты" (Customers), в поле "Режим" (View) – значение по умолчанию Форма (Form), в поле "Режим окна" (Window Mode) – значение Обычное (Normal). Остальные поля останутся пустыми. Мы можем в этой же макрокоманде задать фильтр для отбора записей. Для этого введем в поле "Имя фильтра" (Filter Name) имя какого-нибудь фильтра, например "Менеджеры по продажам", который мы строили при изучении запросов.

Кроме того, можно сделать записи в этой форме недоступными для изменений, для чего в поле Режим данных (Data Mode) необходимо ввести значение Только чтение (Read Only).

Создание групп макросов

При разработке приложения с использованием макросов количество макросов может оказаться очень большим. Поэтому важно хорошо организовать доступ к нужным макросам. Для этого в одном объекте Макрос (Macro) можно объединить несколько макросов. Например, рекомендуется все макросы, связанные с событиями в форме или отчете, объединить в отдельный объект, соответствующий данной форме или отчету. Для того чтобы можно было это сделать, каждый макрос группы должен иметь свое имя, а имя объекта Макрос (Macro) будет являться именем группы макросов.

Чтобы создать группу макросов:

1. Откройте Конструктор макросов одним из тех способов, которые были описаны в предыдущем разделе.
2. Нажмите кнопку Имена макросов (Macro Name) на панели инструментов. На панели описаний в окне Конструктора появится еще один столбец – "Имя макроса" (Macro Name) (рис. 2).
3. В этот столбец введите имя первого макроса. Остальные поля данной строки лучше оставить пустыми – это облегчит перемещение и копирование макрокоманд.
4. Начиная со следующей строки, введите все макрокоманды макроса и соответствующие аргументы для каждой макрокоманды.
5. Пропустите одну строку.
6. Повторите шаги 3-5 для каждого макроса.

Рис. 2. Создание группы макросов

На рис. 2 в окне Конструктора представлен макрос "Сотрудники" (Employees) базы данных "Борей" (Northwind). Для указания конца макроса не требуется отдельной макрокоманды. Access продолжает выполнение макроса, входящего в группу, пока не обнаружит строку, содержащую имя в столбце "Имя макроса" (Macro Name), либо пока не дойдет до последней строки окна макросов.

При обработке макроса пустые строки игнорируются, поэтому их удобно использовать для разделения макросов в группе. Этот прием, а также ввод комментариев для сложных макросов, состоящих из большого числа макрокоманд, позволяет улучшить читаемость макросов.

Для запуска одного из макросов группы используется полное имя для ссылки на макрос. Полное имя макроса формируется таким образом: имяГруппы.имяМакроса.

Замечание
Можно настроить систему так, чтобы столбец Имя макроса (Macro Name) выводился всегда в Конструкторе макросов. Для этого необходимо установить соответствующие параметры на вкладке Вид (View) в диалоговом окне Параметры (Options).

Выполнение и отладка макросов

Способов запуска макросов очень много. Среди них есть прямые способы, когда макрос запускается непосредственно пользователем. Эти способы используются обычно при тестировании макросов. Когда макрос отлажен, создают специальную команду меню или кнопку на панели инструментов или связывают макрос с каким-либо событием в форме или отчете. В данном разделе мы рассмотрим все возможные способы запуска макроса.

Универсальным способом запуска макроса является использование команды меню Сервис → Макрос → Выполнить макрос (Tools → Macro → Run Macro) (рис. 3).

В появившемся при выборе этой команды диалоговом окне нужно указать (ввести или выбрать из списка) полное имя макроса, т. е. имяГруппы.имяМакроса (рис. 4). Этот способ позволяет выполнить макрос из любого активного окна, будь то окно макросов, окно базы данных или, например, Конструктор форм.

Рис. 3. Запуск макроса с помощью команды меню

Рис. 4. Диалоговое окно Запуск макроса

Запуск макроса из окна Конструктора макросов

Этот способ применяется для тестирования только что созданного или исправленного макроса. Если макрос в окне Конструктора макросов один, то для его запуска нужно просто нажать кнопку Запуск (Run) на панели инструментов или выбрать команду Запуск → По шагам (Run → Single Step) (последний способ позволяет отладить макрос). Однако, если макросов несколько, то с помощью этой кнопки или команды можно запустить только первый макрос в группе. Чтобы запустить любой другой макрос из группы, нужно воспользоваться командой меню Сервис → Макрос → Выполнить макрос (Tools → Macro → Run Macro).

Если вы часто используете этот способ запуска макроса, имеет смысл настроить панель инструментов, добавив на нее стандартную кнопку Запуск (Run Macro). Она эквивалентна выполнению команды меню Сервис → Макрос → Выполнить макрос (Tools → Macro → Run Macro).

(О настройке панелей инструментов см. разд. "Создание и изменение панелей инструментов.

Запуск макроса из окна базы данных

Чтобы запустить макрос из окна База данных (Database), щелкните по ярлыку Макросы (Macros) на панели объектов, найдите в списке нужный макрос и дважды щелкните по нему кнопкой мыши или нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов окна База данных. Последний способ подходит, только если в выбранном объекте содержится один макрос. В противном случае нужно воспользоваться универсальным способом выполнения макроса, описанным выше.

Замечание
Если в условиях или аргументах макрокоманд есть ссылки на объекты Access – формы, отчеты и пр., – они должны быть открыты перед запуском макроса, в противном случае будут выдаваться сообщения об ошибках.

Запуск макроса с помощью кнопки на панели инструментов

Прямые способы запуска макросов являются простыми, но не самыми быстрыми. Существуют более удобные и быстрые способы. Наиболее удобный с нашей точки зрения способ запуска макроса – это создание специальной кнопки на панели инструментов. Правда, стандартных панелей инструментов в Access много, и в разных режимах работы на экране появляются соответствующие панели. Поэтому наиболее разумным является создание специальной панели инструментов, на которую вы можете поместить все нужные кнопки. Тем не менее операция добавления специальной кнопки на стандартную панель инструментов чрезвычайно проста.

Чтобы добавить кнопку на стандартную панель инструментов Access:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите в контекстном меню команду Настройка (Customize).
2. В появившемся диалоговом окне Настройка (Customize) раскройте вкладку Панели инструментов (Toolbars).
3. Установите флажок для одной из стандартных панелей инструментов, например Запрос в режиме таблицы (Query Datasheet), чтобы она отобразилась на экране.
4. Закройте диалоговое окно Настройка (Customize), нажав кнопку Закрыть (Close).
5. Щелкните по ярлыку Макросы (Macros) на панели объектов в окне База данных (Database) и найдите нужный макрос.
6. Перетащите макрос с помощью мыши на панель инструментов Запрос в режиме таблицы (Query Datasheet).

Вызов макроса из процедуры VBA

Как мы уже говорили, процедуры VBA и макросы в Access являются объектами близкими и часто взаимозаменяемыми, т. е. вместо макроса можно использовать процедуру VBA и наоборот. Существуют способы запуска макроса из процедуры VBA, запуска процедуры VBA из макроса, кроме того, Access позволяет преобразовать макрос в процедуру VBA. Такое преобразование описано в разд. "Преобразование макросов в процедуры VBA" данной главы.

Для запуска процедуры VBA из макроса существует специальная макрокоманда ЗапускПрограммы(КипСоdе). Эта макрокоманда имеет один аргумент – имя вызываемой процедуры, хотя вызываться может только функция, а не подпрограмма.

Для запуска макроса из процедуры VBA применяется специальный метод ЗапускМакроса (RunMacro) объекта DoCmd, например:

DoCmd.RunMacro "Макрос!".  

Объект DoCmd используется в процедуре VBA для выполнения макрокоманд Access. При этом английское имя нужной макрокоманды должно быть указано в качестве Метода объекта DoCmd, например строка процедуры:

DoCmd.OpenForm "Клиенты"  

…позволяет открыть форму "Клиенты". Здесь "Клиенты"– аргумент макрокоманды. Аргументы перечисляются в предложении DoCmd через запятую. Таким способом может быть выполнено большинство макрокоманд.

Рекомендуем в повседневной деятельности: