Организация работы отдела кадров

Все права и обязанности начальника отдела кадров, и других работников предприятия, обязательно должны быть изложены в должностной инструкции и доведены под роспись штатных служащих отдела, инструкция утверждается руко- водителем предприятия. Право, началь- нику отдела кадров, на самостоятельное принятие решения по отдельным вопросам делегируется ему руководителем пред- приятия и отображается в разделе «Имеет право», должностной инструкции началь- ника отдела кадров.

Безусловно, в первую очередь это касается руководства отделом кадров. Все реше- ния относительно работников отдела кадров начальник принимает самостоятельно. К таким решениям принадлежат, в частности:

• распределение служебных обязанностей между работниками;
• определение и закрепление за ними рабочих мест;
• установление сроков выполнения служебных заданий, контроль со стороны должностных лиц за соблюдением качества и сроков исполнения работниками своих должностных обязанностей;
• регуляция размера заработной платы и своевременные выплаты премий в пределах, установленных коллективным договором и штатным расписанием и Законом Украины «О оплате труда»;
• применения, со стороны руководства отдела, дисциплинарных взысканий или мероприятий поощрения к подчиненным работникам (путем представления докладной записки или проекта приказа руководителю предприятия);
• справедливое соблюдение порядка и сроков предоставления отпусков или отгулов, предусмот- ренных Законом Украины «О отпусках»;
• плановое направление работников на курсы повы- шения квалификации, семинары и тому подобное.

Следует отметить, что принятие на работу и освобождение из работы работников отдела, а также направление их на учебу в высшие учебные заведения происходит по согласию или представлением начальника отдела кадров. Последний может также самостоятельно налаживать связки с центром занятости, кадровыми агентствами, учебными заведениями и другими предприятиями по вопросам отбора кадров (без права самостоятельного заключения любых соглашений), выдавать справки нынешним и прежним работникам предприятия о их работе на этом предприятии (если подпись руководителя на справке не является обязательной).

Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно руководителю предприятия, а на больших предприятиях – заместителе руководителя по кадровым вопросам или директоре из персонала. Перечень полномочий начальника отдела кадров за письменным распоряжением руководителя предприятия может быть увеличен.

Документы, представляемые на подпись руководству предприятия

В разделе «Задание и обязанности» Должностной инструкции начальника отдела кадров отмечаются виды работ, которые он должен выполнять. Отсюда и выплывает перечень документов, которые он сам или с привлечением подчиненных готовит для представления на рассмотрение или на подпись руководству предприятия а именно:

• проекты приказов (распоряжений) о принятии на работу, перевод, освобождение из работы, предоставления отпусков, поощрения за успехи в работе и наложения дисциплинарных взысканий на работников предприятия;
• проекты перспективных и годовых планов комплектования предприятия персоналом;
• проекты высвобождения или перевода работников с учетом планов экономического и социального развития предприятия, а также их последующего трудоустройства (если руководителем группы из исследования этого вопроса является начальник отдела кадров);
• списки работников предприятия: общие списки, списки женщин, молодежи, практикантов, работников, которые учатся в разных учебных заведениях, военнообязанных, работающих пенсионеров, льготников, списки для аттестации персонала и ін.;
• докладные записки (представление) относительно деловых качеств работников, возможности их перемещения или последующего использования на предприятии, нарушений ими трудовой дисциплины или правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
• аналитические записки и выводы на основании проведенных исследований из персонала (например, относительно кадровой политики предприятия, изменения режима работы для групп или отдельных работников, причин текучести кадров);
• предложения относительно улучшения работы с персоналом и устранения негативных явлений;
• акты и протоколы (в частности, акты о опоздании или отсутствии работников на работе, протоколы заседания разных комиссий, руководителем или секретарем которых является начальник отдела кадров);
• документы статистической и другой государственной отчетности;
• справки, ответу на запросы посторонних организаций и другие исходные документы, исполнителем которых является начальник отдела кадров, но на которых, кроме его подписи, должна стоять подпись руководителя предприятия.

Заметим, что достаточно часто руководители предприятий или их заместители, главные бухгалтера, руководители других подразделов требуют от начальника отдела кадров подготовки и составления проектов приказов производственного характера. Это недопустимо, поскольку такие приказы готовит тот отдел, который инициирует или является исполнителем конкретных действий (мероприятий). Отдел кадров готовит лишь проекты приказов из персонала на основании Положения о отделе кадров или должностной инструкции начальника (инспектора) отдела кадров. Чтобы не возникали вопросы, кто должен готовить тот или другой приказ, в должностных инструкциях руководителей отделов или ответственных лиц должен быть отображено, какие именно документы готовит отдел или конкретное должностное лицо.

Оборудование помещения отдела кадров

В первую очередь отметим, что помещение отдела кадров должно быть изолированное от других помещений, оборудованное сигнализацией на окнах и дверях, а также стальной решеткой на окнах, если оно расположено на нижних этажах или рядом есть балконы или карнизы на стенах. Желательно также, чтобы отдел кадров был доступным для посетителей, то есть содержался поза проходной (если такая есть на предприятии). Двери помещения должны быть огнеупорными (лучше всего – металлическими) с надежными замками.

Помещение отдела кадров, обычно, состоит из общей комнаты работников отдела и отдельно выделенной или отделенной комнаты (кабинету) начальника отдела. При этом комната работников отдела обязательно должна быть перегорожена барьером на служебную зону, в которую имеют право заходить лишь работники отдела кадров, и зону для посетителей. Последнюю оборудуют небольшим письменным столом, стульями, письменным приладдям. В ней должны быть размещении образцы написания разных документов (заявлений, обращений, докладных записок и тому подобное), а также Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, Правила военного учета для военнообязанных граждан, сжатое описание пропускного режима предприятия (если такой применяется) и образцы пропусков.

Помещения отдела кадров оснащають средствами вентиляции или кондиционирования для поддержания постоянной температуры воздуха в пределах 18 –20 °C, аптечкой и средствами пожаротушение. Кроме того, определяя размеры помещения, его расположения и нужное оборудование, следует помнить и учитывать рекомендации, правила и нормы эргономики, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности. Рабочие места работников должны быть оборудованы удобными письменными столами, креслами, телефонами с выходом на городскую сеть, а в кабинете начальника отдела – с выходом на междугородную сеть. Каждое рабочее место оборудуют также компьютером с современным программным обеспечением – офисными и кадровыми программами. Освещение рабочих мест должно быть качественным.

В помещении отдела кадров должны быть:

• книжный шкаф для служебной литературы;
• огнеупорный сейф для потребностей начальника отдела (хранения документов, которые носят исключительно конфиденциальный характер, печатей и штампов отдела кадров, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и тому подобное);
• огнеупорная шкаф-сейф для хранения личных дел и трудовых книжек работников, текущей и архивной кадровой документации и приказов из личного состава;
• копировальная (ксерокс) и множительная (принтер) техника (не обязательно мощная);
• специальная печать и набор штампов отдела кадров;
• небольшая электрическая дрель, сверло длиной 200 мм діаметром 3,5 – 4,0 мм и станок для подшивки документов. При условии большого документооборота, станок для подшивки документов (для архива)

Копирование возможно при указании прямой индексируемой гиперссылки