Присоединение и импорт таблиц в Microsoft Access

Присоединение и импорт таблиц dBASE и Paradox

Теперь можно перейти непосредственно к описанию процесса присоединения и импортирования внешних таблиц.

Совет
Будьте осторожны при присоединении файла таблицы и не работайте непосредственно с оригиналом файла до тех пор, пока не убедитесь в том, что все изменения таблицы, производимые из Access, не вызывают ошибок в исходном приложении, работающем с этой таблицей. Используйте для опытов резервную копию файла таблицы.

Чтобы присоединить или импортировать таблицу dBASE или Paradox в открытую базу данных Access 2002:

1. Откройте любую базу данных, например демонстрационную базу данных "Борей" (Northwind). Access 2000 не требует, чтобы окна объектов базы данных (форм, запросов или отчетов) были закрыты в процессе импорта или присоединения таблиц.
2. Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду Файл → Внешние данные → Связь с таблицами (File → Get External Data → Link Tables). Появится диалоговое окно Связь (Link), изображенное на рис. 1. Чтобы импортировать внешнюю таблицу в базу данных, выберите команду Файл → Внешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import) (рис. 3.2). Эти диалоговые окна являются модифицированными стандартными окнами открытия документа Microsoft Office.

   Замечание
   Можно начать процесс присоединения или импорта, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном поле окна базы данных и выбрав из контекстного меню команду Связь с таблицами (Link Tables) или Импорт (Import).

3. Раскройте папку, в которой находится файл нужной таблицы. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите тип файла, который вы хотите импортировать или присоединить к базе данных.

   Замечание
   Если присоединяемая таблица находится на другом компьютере локальной сети, рекомендуется в поле Имя файла (File name) вводить полный путь к файлу сети, например \\Tyger\Dbase\Tables\Clients.dbf. Использование вместо этого имени логического диска чревато тем, что переназначение логического диска может нарушить связь с таблицей.

   
   Рис. 1. Диалоговое окно Связь

4. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по имени файла, который необходимо импортировать или присоединить к базе данных. Можно также выделить имя файла и нажать кнопку Связь (Link) или Импорт (Import). При этом предполагается, что файлы таблиц имеют стандартные расширения.

Присоединение и импорт таблиц баз данных Access

Присоединять к базе данных Access можно не только файлы баз данных других форматов, но и отдельные таблицы из других баз данных Access. Процедура присоединения таких таблиц очень проста. Начало этой процедуры аналогично описанному выше стандартному процессу присоединения внешних таблиц:

1. Выберите команду Файл → Внешние данные → Связь с таблицами (File → Get External Data → Link Tables) или одноименную команду контекстного меню.
2. В появившемся диалоговом окне Связь (Link) раскройте папку, в которой находится файл MDB, содержащий нужную таблицу. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade) (обычно тип файла устанавливается в списке по умолчанию). Выделите файл MDB и нажмите кнопку Связь (Link). Появится диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables), изображенное на рис. 2.
3. В списке таблиц этого окна выделите имена тех таблиц, которые нужно присоединить к текущей базе данных. Чтобы выделить все таблицы, нажмите кнопку Выделить все (Select All). Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables) будет закрыто, а выделенные таблицы присоединены, и их названия появятся в окне базы данных.

Если присоединяемые таблицы являются связанными в своей базе данных, то эта связь между ними сохраняется и в той базе данных, к которой они были присоединены. Однако изменить свойства этой связи или удалить ее можно только в "родной" базе данных.

Импорт таблиц из других баз данных Access выполняется аналогично присоединению, только используется команда меню Файл → Внешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import) и диалоговые окна Импорт (Import) и Импорт объектов (Import Objects).

Рис. 2. Диалоговое окно Связь с таблицами

Импорт и присоединение электронных таблиц

Файлы, созданные приложениями электронных таблиц, управления проектами и т. д. также представляют собой таблицы специального вида. Было бы естественным включить в Access 2002 возможность импорта таких файлов в базу данных Access. И такая возможность в Access 2002 есть. При этом Access 2002 поддерживает следующие форматы:

• файлы рабочих листов (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
• электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.

Этих форматов вполне достаточно, потому что практически все приложения, предназначенные для работы с электронными таблицами, позволяют экспортировать данные в один из этих форматов.

Access 2002 позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из рабочего листа Excel. При этом можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек этого листа. Кроме того, в процессе импорта может быть создана новая таблицы Access, которая будет содержать все импортируемые данные, или же эти данные будут добавлены к уже существующей таблице Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов рабочего листа Excel (во всяком случае, для тех столбцов, которые должны импортироваться) должны совпадать с названиями полей этой таблицы.

Замечание
Импортирование отдельного рабочего листа из рабочей книги возможно, начиная с Microsoft Excel 5.0 и выше. При необходимости импортировать только один рабочий лист из других файлов электронных таблиц, содержащих несколько листов, нужно сначала каждый лист сохранить в отдельном файле.

Для того чтобы импорт прошел без ошибок, данные на импортируемом листе должны быть соответствующим образом организованы. На рис. 3 показан формат представления данных на рабочем листе Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных. Обратите внимание на то, что имена всех полей находятся в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым, и в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. В таком виде таблица на рабочем листе максимально соответствует таблице Access, что позволит упростить процесс импорта.

Рис. 3. Рабочий лист Excel

Для того чтобы подготовить данные на рабочем листе для импорта, может потребоваться выполнить несколько предварительных действий.

1. Запустите Microsoft Excel и откройте рабочий лист, данные из которого нужно импортировать.
2. Добавьте, если это необходимо, заголовки столбцов над первой строкой импортируемого диапазона данных. Заголовки столбцов будут применяться в качестве имен полей, поэтому в них нельзя употреблять точку (.), восклицательный знак (!) и прямоугольные скобки ([]). Нельзя использовать одно имя дважды. Если в заголовках столбцов встречаются запрещенные символы или один заголовок применяется несколько раз, в процессе импорта данных это вызовет сообщение об ошибке.
3. Если необходимо импортировать не все данные рабочего листа, выделите нужный диапазон ячеек (вместе со строкой заголовка), а затем выберите команду Вставка → Имя → Присвоить (Insert → Name → Define) и присвойте имя выделенному диапазону.
4. Сохраните рабочий лист и закройте приложение Excel.

Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов

Access 2002 позволяет импортировать в базы данных табличные данные из обычных текстовых файлов. Эти файлы могут быть созданы либо одним из текстовых редакторов (например, приложением "Блокнот" в Windows), либо путем экспорта из другого приложения. Такая возможность особенно удобна в тех случаях, когда вам необходимы данные из приложения, которое не позволяет экспортировать данные из внутреннего представления в форматы DBF, WKS или XLS.

Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых содержатся табличные данные:

• с полями фиксированной ширины – строки состоят из полей фиксированной ширины, пустые позиции при этом заполняются пробелами;
• с полями переменной ширины – со специальными символами – разделителями полей.

Для файлов с фиксированной шириной полей начало каждого поля определяется по его позиции относительно начала строки. Строки имеют одинаковую длину и разделяются символами новой строки (обычно это пара символов – возврат каретки и перевод строки).

Для файлов с разделителями полей существует несколько стандартных вариантов разделения полей. Они приведены в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Форматы текстовых файлов, поддерживаемые Access 2002

Создание таблицы путем импорта из текстового файла

Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов.

1. Откройте базу данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Файл → Внешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт выделите элемент Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc) (Text Files). Откройте папку, содержащую текстовый файл, который нужно импортировать, и выделите его. Нажмите кнопку Импорт (Import). Появится первое диалоговое окно Мастера импорта текстов (рис. 4).

   
   Рис. 4. Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов

В этом окне вы должны выбрать один из двух основных форматов текстовых файлов. Если в текстовом файле для определения конца поля используется разделительный символ, выберите переключатель С разделителями (Delimited). Если же текстовый файл содержит записи с полями фиксированной ширины, выберите переключатель Фиксированная ширина полей (Fixed Width). В нижней части диалогового окна Мастера импорта текстов выводится образец данных из файла, позволяющий визуально определить формат импортируемых данных. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов. Если на первом шаге мастера был выбран переключатель С разделителями, появится диалоговое окно, изображенное на рис. 5. Если же был выбран переключатель Фиксированная ширина нолей, то на втором шаге мастера появится диалоговое окно, изображенное на рис. 6.


Рис. 5. Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с разделителями


Рис. 6. Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с фиксированной шириной полей