Электронные таблицы - OpenOffice

Основное окно OpenOffice.org Calc

После загрузки OpenOffice.org Calc на экране появляется окно.

Основные элементы окна:

Меню

Через меню осуществляется управление, настройка и работа с электронными таблицами.

Строка ввода

Строка ввода предназначена для ввода значений и формул в ячейки таблицы.

Панели символов

Панель символов служит для более быстрого, чем посредством меню, доступа к операциям управления и настройкам электронной таблицы.

Рабочее поле листа

Поле листа состоит из ячеек. Ячейка – это наименьшая структурная единица электронной таблицы; она имеет адрес, определяемый координатами по вертикали и горизонтали. Первая – это название столбца (первая часть адреса); она может иметь значения от A до IV. Вторая – это номер строки (вторая часть адреса) и имеет значение в пределах от 1 до 32000.

Справа и сверху от рабочего листа находятся линейки с названиями столбцов и строк. Чтобы выделить весь столбец, щёлкните по ячейке с его именем на верхней линейке; чтобы выделить всю строку – по ячейке с ее именем на левой линейке. При выделении имя строки или столбца отображается жирным шрифтом; если выделить одну ячейку, то жирным шрифтом отобразятся обе части адреса, расположенные на линейках.

Строка состояния

Отображает информацию о режимах работы таблицы.

Навигатор листов

Выбор листа для работы осуществляется щелчком левой кнопки; если щёлкнуть правой кнопкой по навигатору листов, во всплывшем меню будут доступны следующие операции для работы с листом:

Вставка – создание нового листа 2.

Удаление – используется для ненужных листов.

Переименование – позволяет присвоить листу другое имя.

Перемещение/копирование – позволяет делать копии листов, переносить существующие листы в другие документы, менять очередность их следования.

Выделить все – выделяет весь лист.

Ввод данных

Для ввода данных выберите ячейку и просто введите то, что требуется. Набираемый текст будет отображаться в ячейке, куда вы вводите текст, и в строке ввода (сверху), которая особенно полезна с учетом того, что ячейка может содержать больше символов, чем позволяет отобразить ее текущая ширина.

Если соседние ячейки справа не содержат значений, то введенная строка будет отображаться полностью; иначе

будет отображена только часть строки и в ячейке появится красная стрелочка.

Чтобы отобразить информацию целиком, необходимо либо растянуть ячейку по ширине, либо разрешить разрыв строк.

Изменить ширину (высоту) строки можно несколькими способами:

Автоматически – двойной щелчок мыши на правой полоске границы названия столбца и OpenOffice.org Calc подберет ширину для столбца, выбрав ширину, необходимую для отображения ячейки с самым длинным содержанием. То же самое можно сделать и через меню: Формат–>Столбец–>Оптимальная ширина...

Вручную – щёлкните левой кнопкой мыши на полоске границы названия столбца и, не отпуская ее, передвиньте до достижения нужных размеров.

Точно – выберите в столбце, ширину которого требуется изменить, любую ячейку, а затем пункт меню Формат–>Столбец–>Ширина...; в открывшемся окне введите точный размер.

Для того, чтобы разрешить разрыв строк, нажмите Ctrl+Enter, или правой кнопкой мыши щёлкнните на ячейке и выберите Формат ячеек, либо выберите пункт меню Формат–>Ячейка и далее – закладку Выравнивание; здесь поставьте галочку Разрыв строки.

В этом же окне можно задать вертикальное и горизонтальное выравнивание текста и направление письма (угол поворота текста).

Выравнивание позволяет определить положение текста в ячейке (слева, справа, по центру, снизу, сверху)

Направление письма позволяет писать в ячейках под заданным углом.

Следует отметить, что если текст начинается со знака "=", то он не отображается в ячейке, поскольку OpenOffice.org Calc считает такой текст формулой. Если нужно напечатать текст, начинающийся со знака "=", то необходимо самым первым символом поставить знак одинарной кавычки. Если есть необходимость начать строку со знака кавычки, то необходимо напечатать кавычку два раза.

Ввод формул

Одно из назначений электронных таблиц – это вычисления, поэтому сейчас будут рассмотрены основные правила написания формул.

Как уже отмечалось, ввод формулы начинается со знака равенства, далее пишется сама формула. К примеру: =4+16. Записав такую формулу и нажав Enter, мы увидим в ячейке число 20. Конечно, формулы без переменных обычно не имеют особого смысла, поэтому теперь посмотрим, как использовать переменные, в качестве которых в OpenOffice.org Calc служат адреса ячеек. К примеру, если в A1 мы записали число 20, то после записи в B1 формулы =A1^2 и нажатия Enter в ячейке B1 появится число 400.

Основные арифметические операции, доступные OpenOffice.org Calc:

• "+" – сложение;

• "-" – вычитание;

• "*" – умножение;

• "/" – деление;

• "^" – возведение в степень;

• ":" – задание диапазона.

Кроме этих операций, в OpenOffice.org Calc доступен обширный набор функций следующих категорий:

• работа с базами данных;

• обработка времени и дат;

• финансовые;

• информационные;

• логические;

• математические;

• работа с массивами;

• статистические;

• текстовые;

• дополнительные.

Для удобства написания формул в OpenOffice.org Calc разработан автопилот функций.

В окне автопилота можно набирать функции и проверять правильность их набора; в зависимости от выбора категории список доступных функций будет изменяться. Кроме перечисленных выше категорий, для удобства добавлены Все и Недавно использованные.

В поле редактирования "Формула" отображается текущая формула, которую можно непосредственно редактировать – а можно, поставив курсор в необходимую позицию, дважды щёлкнуть по имени функции из списка, и выбранная функция вставится в окно ввода. Останется только либо ввести аргумент с клавиатуры, либо нажать кнопку:

Далее выберите ячейку, значение которой будет аргументом.

В закладке Структура, набранная формула развернута в дерево, что очень помогает в редактировании формул, позволяя отслеживать порядок вычисления формулы.

Для случая, когда формула достаточно проста (содержит знаки "+", "-", "*", "/", "^"), но состоит из относительно большого числа переменных, рассмотрим следующий пример:

Пусть требуется вычислить A1+C5*B4; для этого:

Нажмите "=", после чего выберите с помощью стрелок управления курсором ячейку A1 (при первом же нажатии на клавишу управления курсором появится красный прямоугольник-курсор). Затем нажмите "+" и выберите C5, нажмите "*" и, наконец, выберите B4. Таким способом с помощью клавиатуры можно быстро формировать формулы (ячейки можно выбирать и указателем мыши).

После ввода "=" и какой-либо буквы OpenOffice.org Calc автоматически высвечивает имя функции, начинающейся на эту букву. Эта возможность позволяет набирать не всю формулу, а только первые её буквы, а дальше, если предложенная функция является именно той, которая нужна, останется только нажать "Enter".

Бывает так, что при вводе формул в качестве их аргументов требуется передавать не адрес ячейки, а целую область – к примеру, необходимо просуммировать все значения в столбце A, начиная с адреса A2 по адрес A11. Конечно, можно написать =A2+A3+...+A10+A11 – но гораздо проще и в любом случае правильнее будет написать '=Су', затем воспользоваться подсказкой (Сумм) и, нажав "Enter", в скобках вписать диапазон 'A2:A11'.

Область рабочего листа задается указанием адреса левой верхней ячейки, далее ставится двоеточие и указывается правая нижняя ячейка. Область можно задать и с помощью мыши.